Vos serrures igloohome

Vos voyageurs reçoivent un code d'entrée créé pour leur séjour, qui s'ouvre à leur arrivée et cesse de fonctionner à leur départ. Vous n'avez plus de clé à remettre, ni de code à changer entre deux locations.

Comment ça marche

Easy Concierge connaît vos réservations : qui arrive, quand, et dans quel logement. Une fois votre compte igloohome connecté, il demande à igloohome un code d'entrée (algoPIN) pour chaque séjour, puis l'envoie à votre voyageur avec vos autres informations d'arrivée.

Ce code fonctionne sans internet et sans Bluetooth. Votre boîte à clés le reconnaît toute seule. Vous n'avez rien à installer de plus que ce que vous avez déjà.

Avant de commencer

Vérifiez ces quatre points, ils vous éviteront de vous arrêter en chemin.

• Vous avez un compte igloohome, celui de l'application mobile igloohome sur votre téléphone.
• Vos boîtes à clés sont déjà appairées à ce compte et vous les voyez dans l'application.
• Une carte bancaire est enregistrée sur votre compte igloohome. igloohome facture l'usage de la connexion, environ 2 $ par serrure et par mois. Rien n'est ajouté à votre facture Easy Concierge.
• Vous êtes administrateur dans Easy Concierge : les réglages igloohome ne sont modifiables que par un administrateur.

1 Connecter votre compte igloohome

Dans le menu de gauche, ouvrez Marketplace, juste au-dessus de « Aide ». Sur la carte igloohome, marquée « Serrures connectées » et « Non connecté », cliquez sur Configurer.

La page Marketplace. Tant que rien n'est branché, la carte igloohome porte la mention « Non connecté ».

Une fenêtre s'ouvre. Si vous gérez des logements pour des propriétaires, elle vous pose d'abord la question « Portée de la connexion » :

• choisissez Conciergerie (global) si c'est vous qui détenez les boîtes à clés de tous les logements ;
• choisissez Au nom de : (un propriétaire) si le propriétaire garde son propre compte igloohome et son abonnement.

Puis cliquez sur Connecter mon compte igloohome. Vous êtes envoyé chez igloohome : identifiezvous avec le compte de votre application mobile, et acceptez.

La fenêtre avant connexion. Vous choisissez la portée en haut, puis vous cliquez sur le bouton bleu.

Vous revenez automatiquement dans Easy Concierge, avec un bandeau vert « Compte igloohome connecté ». Vous n'avez aucune clé ni aucun mot de passe à recopier : c'est fait.

2 Vérifier que vos serrures sont bien vues

Rouvrez la fenêtre igloohome. L'encadré vert Compte autorisé indique le compte connecté et la date d'autorisation. Cliquez sur Tester, en bas : Easy Concierge interroge igloohome et vous annonce combien de serrures il voit.

Ce nombre doit correspondre à ce que vous avez dans votre application igloohome. S'il est à zéro, le message vous le dit (« Compte connecté, mais aucune serrure n'y est associée ») : c'est presque toujours que vos serrures sont appairées à un autre compte igloohome que celui que vous venez de connecter.

L'encadré vert nomme le compte connecté. Après Tester, un message confirme le nombre de serrures trouvées.

3 Dire quelle serrure va avec quel logement

Ouvrez Logements, puis modifiez un logement. Dans le bloc Codes d'accès, rubrique « Serrure connectée igloohome », la liste Serrure appairée vous propose vos serrures avec le nom que vous leur avez donné dans l'application igloohome et leur niveau de batterie. Choisissez la bonne, enregistrez, et recommencez pour chaque logement équipé. La pastille passe alors de « Non appairée » à « Appairée ».

Le bloc Codes d'accès d'une fiche logement, ici avant connexion du compte. Une fois connecté, la liste Serrure appairée affiche vos serrures sous la forme « Nom (batterie 100 %) ».

4 Choisir quand le code est créé

Retournez dans la fenêtre igloohome du Marketplace. Sous Génération des codes de séjour, quatre réglages valent pour tous vos logements.

Générer le code

Combien de temps avant l'arrivée : le jour même, la veille, 2 jours, 3 jours ou 7 jours avant. La règle est simple : le code doit exister avant le message qui le contient. Si votre message d'arrivée part la veille, générez au moins la veille.

À quelle heure

L'heure de la journée où les codes sont préparés (8h00 par défaut). Si un message part plus tôt, le code est créé au moment de l'envoi : aucun voyageur ne reçoit de message avec un code vide.

Le code ouvre avant l'heure d'arrivée

Une marge de confort pour le voyageur en avance, de 0 à 5 heures. Une heure convient dans la plupart des cas.

Le code ferme après l'heure de départ

Pour celui qui revient chercher un oubli. Une heure également.

Les quatre réglages, en bas de la fenêtre igloohome. Valeurs par défaut affichées.

5 Mettre le code dans vos messages

Le code ne part pas tout seul : il voyage dans vos messages d'arrivée, là où vous le placez. Ouvrez le modèle de message concerné et insérez la variable {code_igloohome} , proposée dans la barre des variables sous le nom « Code serrure igloohome ».

Au moment de l'envoi, elle est remplacée par le code du séjour. Elle fonctionne dans un SMS, un email ou un message WhatsApp, et si vous utilisez l'arrivée autonome, le code s'affiche aussi sur la carte « boîte à clés » du livret d'accueil.

Ce qui se passe ensuite, sans vous

C'est terminé. Pour chaque réservation dans un logement équipé, Easy Concierge crée le code au moment que vous avez choisi et l'envoie avec vos messages d'arrivée. Une réservation de dernière minute, ou une serrure appairée après coup, est rattrapée automatiquement : le code est créé au passage suivant, qui a lieu tous les quarts d'heure.

Vous pouvez toujours voir le code d'un séjour : ouvrez la réservation, il est affiché dans le bloc Code d'accès du séjour, avec la date de création et le nom de la serrure. Le bouton Régénérer en produit un nouveau si besoin.

Sur chaque réservation d'un logement appairé : le code, sa date de création et le nom de la serrure.

Si une création échoue, une alerte s'affiche sur votre tableau de bord (« Code d'accès non créé »), pour chaque arrivée des 7 prochains jours concernée, avec un lien direct vers la réservation.

Le code suit les horaires réels du séjour

Le code n'est pas valable « pendant les dates » du séjour, mais entre l'heure d'arrivée et l'heure de départ, plus les marges que vous avez réglées.

Avec les réglages par défaut et des horaires d'arrivée à 15h et de départ à 10h.

Si vous acceptez une arrivée anticipée ou un départ tardif, la fenêtre suit. Si le code existait déjà, il est refait sur les nouveaux horaires et c'est ce nouveau code qui part au voyageur dans le message de confirmation. S'il n'existait pas encore, il sera créé directement sur les nouveaux horaires. Vous n'avez rien à faire.

Une précision utile : l'heure d'arrivée que le voyageur indique lui-même dans le livret d'accueil ne déplace pas le code. Elle est déclarative et ne recale pas le ménage. Seul un accord de votre part compte.

En cas de problème

Le voyageur n'a reçu aucun code

Ouvrez sa réservation et regardez le bloc « Code d'accès du séjour ». S'il indique « Sera généré automatiquement avant l'arrivée », la date de génération n'est pas encore atteinte. Si la création a échoué, la raison est écrite en rouge juste en dessous. Si le bloc est absent, le logement n'a pas de serrure appairée. Vérifiez enfin que le message d'arrivée contient bien la variable {code_igloohome}

Un message parle de moyen de paiement

Votre compte igloohome n'a pas de carte enregistrée. Tant que c'est le cas, igloohome bloque toute demande, y compris la simple lecture de vos serrures. Ajoutez une carte dans la rubrique facturation de votre compte igloohome, relancez le test, puis cliquez sur Générer depuis la réservation.

Le bouton Tester ne trouve aucune serrure

Vos serrures sont appairées à un autre compte igloohome que celui connecté. Vérifiez dans l'application mobile avec quel compte vous êtes identifié, puis reconnectez le bon compte depuis « Rattacher un autre compte ».

Le code ne fonctionne pas sur la serrure

Vérifiez d'abord l'heure : un code tapé avant l'ouverture de la fenêtre est refusé, c'est normal. Vérifiez ensuite que la serrure indiquée sur la réservation est bien celle du logement, une inversion de logements arrive plus souvent qu'on ne croit.

Un voyageur arrive plus tôt que prévu, à l'improviste

Acceptez sa demande d'arrivée anticipée : le code est refait sur le nouvel horaire puis renvoyé automatiquement.

Si vous préférez ne rien accorder, communiquez-lui simplement l'heure à laquelle son code s'ouvrira.

Une question sur ce guide ou sur votre installation : contact@easy-concierge.fr. Pour votre abonnement igloohome, votre carte ou vos serrures, adressez-vous à igloohome.

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